Dos mil trescientas treinta y cinco palabras, sin contar anexos, son las que tiene la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Todo ello para explicar un artículo que reza de la siguiente manera:
- Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
- Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
- El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.
Es decir, ciento cuarenta y siete palabras necesitan para su correcta comprensión o aplicación de otras dos mil trescientas treinta y cinco, y todo ello en aplicación del artículo 260 de la Ley Hipotecaria, que a mi entender solo puede amparar la instrucción y en todo caso siendo muy benévolos con el interpretación del artículo en cuestión, en cuanto que faculta a la Dirección General de los Registros y del Notariado, para resolver las dudas que se ofrezcan a los registradores acerca de la inteligencia y ejecución de esta Ley o de los Reglamentos, en cuanto no exijan disposiciones de carácter general que deban adoptarse por el Ministro de Justicia.
Toda esta cuestión me trae un recuerdo, que es la proposición de cierre del “Tractatus Logico-Philosophicus”, de Wittgenstein, que dice que “De lo que no se puede hablar hay que callar”, y a mi entender, la Dirección General de los Registros y del Notariado, se ha extralimitado con esta instrucción, que claramente tiene un contenido directamente normativo, y que no simplemente aclara sino que desarrolla la disposición normativa que pretende aclarar.
Hecha esta introducción intentaremos poner un poco de luz a la materia, al menos en los aspectos más jurídicos y no técnicos-informáticos de la materia, remitiéndonos al concepto de legalización telemática que hemos explicado en otra entrada de este blog, que puede consultar pinchando aqui
¿Desde cuándo se aplica el sistema de libros telemáticos?
El sistema, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley. Es decir, los libros encuadernados en blanco y ya legalizados y que no se han rellenado dejan de tener validez, pues sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013.
¿Qué pasa con los antiguos libros encuadernados en blanco y ya legalizados?
Una vez finalizado este último ejercicio social, desde la entrada en vigor de la ley (29 de septiembre de 2013) lo normal será el 31 de diciembre de 2013, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre.
¿Dónde y cuándo debe de procederse a su legalización?.
En el Registro Mercantil competente por razón del domicilio tras su cumplimentación y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
¿Cuántos libros de actas se necesitan?.
Se permite que un único libro pueda servir para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad.
¿Se pueden legalizar libros antes del cierre del ejercicio?
Para ello no se pone ninguna pega, pues si alguien quiere pagar la caja siempre estará abierta y así se permite que en cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
¿Qué pasa con los libros registros ya legalizados en blanco de acciones nominativas o de socios?
Pues lo mismo que hemos dicho para los libros legalizados en blanco, en blanco, de los órganos colegiados, que solo podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.
En estos libros, la instrucción se excede con mucho de sus funciones, pues no tiene amparo ni en la ley 14/2013, ni tampoco en la ley de Sociedades de Capital, el que se obligue a hacer constar la la nacionalidad.
¿Se pueden legalizar los libros de un ejercicio sin haber legalizado los de ejercicios anteriores?
En esta materia yo creo que al/los autores de la instrucción les ha entrado un ataque de cordura, permitiendo la legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
Igualmente, se permite que las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.
¿Se pueden rectificar los libros de los empresarios ya legalizados de forma telemática?
Si, para lo cual se deberá incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación, un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.
¿Qué pasa en caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas?
Se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.
¿En que consiste la calificación del Registrador de los libros de los empresarios?
Tiene una doble vertiente, por un lado, deberá comprobar que el contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajusta a lo establecido en esta Instrucción, es decir a los requisitos técnicos, que me imagino realizará automáticamente el programa informático.
Nada dice la instrucción de la calificación jurídica por lo que habrá que estar al contenido del artículo 18 de la ley de emprendedores, en el sentido de que el Registrador comprobará los requisitos formales, es decir los del artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil.
¿Cuál es el valor probatorio de los libros?
Hay que partir de dos preceptos, por un lado el artículo 31 del Código de Comercio que dice: “El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho; y por otro lado del artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil que dice: “Cuando hayan de utilizarse como medio de prueba los libros de los comerciantes se estará a lo dispuesto en las leyes mercantiles. De manera motivada, y con carácter excepcional, el tribunal podrá reclamar que se presenten ante él los libros o su soporte informático, siempre que se especifiquen los asientos que deben ser examinados.
Es decir que los libros de los empresarios son documentos privados y tienen el valor de los documentos privados, y de este modo harán prueba plena en el proceso, en los términos del artículo 319, cuando su autenticidad no sea impugnada por la parte a quien perjudiquen.
Lo que sucede es que la circulación de ese documento privado va a producirse, según la disposición vigesimosegunda de la instrucción, a través de una certificación del Registrador, que acreditará que la identidad del contenido de los libros de los empresarios, con los que constan en los libros legalizados y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones. Es decir, se establece un sistema muy parecido a lo que eran las certificaciones de asientos de los Corredores de Comercio, donde se presentaba a efectos de ejecución de un ejemplar de la póliza, y el Corredor, certificaba que era conforme con lo que constaba en su libro registro.
¿Se pueden legalizar otros libros?
No se pone ningún problema, pero con una condición, deberán serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente.
¿ Se aplica la instrucción exclusivamente a los libros de las sociedades?
No, pues las reglas que hemos señalado, serán también de aplicación para la legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
FINALMENTE: Mi opinión sobre la instrucción y el nuevo sistema de legalización de libros:
1.- Existe una notable falta de técnica legislativa, pues afectando la materia a leyes tan importantes, como el Código de Comercio y la Ley de Enjuiciamiento Civil, y el Reglamento del Registro Mercantil, no se toca ni una coma de estos cuerpos legales.
Tengo entendido, que el proyecto de Código de Comercio, no regula esta cuestión de la legalización telemática de los libros de los empresarios.
2.- La Instrucción tiene un contenido mucho más amplio que el meramente aclaratorio que le debería corresponder. Con todo el respeto para los autores, pero dentro de mi derecho a la discrepancia, la instrucción se asemeja más a una disposición reglamentaria y lo que me parece más grave, introduce cuestiones que ni siquiera están previstas en la ley, como es el caso de la anulación de los anteriores libros de actas.
3.- Todo el nuevo sistema tiene un cierto tufillo corporativo, de aprovechar el momento político, para consolidar y ganar posiciones profesionales. Citando de nuevo el “Tractatus Logico-Philosophicus” de Wittgenstein, “en la lógica nada es casual”, por ello será el tiempo quién dará y quitará razones de las finalidades concretas de esta reforma, y ojala esté equivocado.
4.- Se introduce un nuevo coste anual a los empresarios. Pues si hasta ahora, muchas sociedades podían vivir toda su existencia con uno o pocos libros, a partir de ahora este coste que partirá de los 25 euros, se convierte en coste anual, sin contar el coste de asesores que incrementarán notablemente la factura.
5.- Se va a producir una duplicidad de la información, pues lo actos más importantes de la vida de la sociedades ya se publican a través de las correspondientes inscripciones y que planteará problemas por divergencias de contenido. En mi día a día profesional, prácticamente el 99% de los acuerdos sociales se redactan en la notaría, a través de una pequeña minuta, que envía la sociedad o los asesores. Es decir, hay un filtro que adecua la voluntad de la sociedad a los requisitos excesivamente minuciosos que establece el Reglamento del Registro Mercantil, para la inscripción de los acuerdos sociales. Este sistema, que hasta ahora ha funcionado con bastante eficacia, se cambia por uno nuevo, que a pesar de que tiene un nombre que parece alegar modernidad, en la realidad es más farragoso y más caro.
6.- Reitero la conveniencia de tener más cuidado a partir de ahora para redactar los acuerdos sociales.
Es muy frecuente que las certificaciones de acuerdos sociales empiecen diciendo “CERTIFICO: Que en el libro de actas de la sociedad consta la que literalmente transcrita dice así. (…). Pues, a partir de ahora, esa frase será una incorrección en la mayoría de las ocasiones, porque el libro de actas se forma a posteriori, una vez que esté legalizado.
Igualmente, es muy conveniente redactar las certificaciones, de modo literal y no en extracto. Con ello conseguiremos, que el mismo trabajo nos sirva para confeccionar las escrituras y cumplimentar el libro de actas, sin riesgo de divergencias entre unas y otro. Eso sí, haciendo constar en la certificación aquel contenido que deba circular, pues he de decir que horrorizado me quedé hace unos días, viendo unos acuerdos sociales, elevados a públicos en base a un acta notarial, en que se hacían constar todas las tropelías supuestamente cometidas por los socios, totalmente ajenas al contenido de los acuerdos inscribibles.
La diferencia entre certificación literal y en extracto viene determinada en el artículo 112 del Reglamento del Registro Mercantil, que establece como especial peculiaridad la no necesidad de fijar la lista de asistentes, siendo suficiente expresar el total capital que representen las acciones o participaciones de los socios asistentes.
En Lleida a veintitrés de febrero de dos mil quince.
